MAKASSAR, UJUNGJARI.COM — Sekretaris Daerah Kota Makassar M Anshar melaunching aplikasi persuratan digital yang diberi nama Relasi Warga Kota Makassar (Rewako Makassar).
Aplikasi ini digagas dan dirancang oleh Bagian Umum Setda Makassar untuk mengefisienkan prosedur persuratan yang masuk.
Juga merupakan inovasi dalam rangka pelaksanaan aksi perubahan Pelatihan Kepemimpinan Administrator di LAN yang saat ini dilaksanakan Kepala Bagian Umum Setda Makassar M Fajrin Pagarra.
Fajrin menerangkan melalui aplikasi ini, warga Makassar yang mengajukan persuratan tidak perlu lagi datang ke Kantor Wali Kota Makassar.
Cukup memfoto surat yang akan dimasukkan ke Pemkot Makassar, selanjutnya membuka aplikasi yang telah disiapkan dan mengunduh surat.
Selanjutnya, ada form yang diisi dengan mencantumkan nomor WhatsApp dan alamat email. Jadi OPD manapun yang didisposisi untuk mendaklanjuti surat tersebut, bisa berkoordinasi langsung melalui WA ataupun email.
Setelah surat kita masuk ke aplikasi tersebut, nanti akan keluar nomor resi suratnya,” ungkap Fajrin, Minggu (30/10).
Bukan hanya itu, surat yang diajukan bisa terpantau posisinya sudah sejauh mana ditindaklanjuti. Jadi kita bisa memantau tracking suratnya.
“Fasilitas yang disiapkan untuk warga adalah kirim surat dan tracking surat.
Tidak perlu lagi memasukkan fisiknya di Bagian Umum secara manual atau konvensional. Langsung kita foto suratnya terus pada saat dikirim nanti ada keluar nomor resi,” lanjutnya.
Berbeda dengan proses persuratan secara manual, aplikasi smart office digital ini bisa ditindaklanjuti dengan sangat cepat dalam hitungan detik hingga menit, sepanjang pimpinan, yakni wali kota ataupun sekda melakukan disposisi secara langsung.
Sementara kalau secara manual, butuh waktu satu hingga dua hari mendapatkan disposisi pimpinan karena fisik surat harus diajukan langsung. Yang jadi persoalan jika pimpinan sedang tidak berada di tempat karena ada tugas atau pekerjaan di luar kota.
Kehadiran aplikasi ini dipastikan menyederhanakan mekanisme persuratan. Warga yang akan mengajukan surat ke Pemkot Makassar tidak perlu datang langsung ke Balaikota.
Selain itu, tidak terikat oleh jam kantor karena aplikasi yang ada bisa dioperasikan kapan saja. Itu berarti menghemat waktu dan tenaga. Pengirim surat juga bisa mengetahui perkembangan posisi suratnya sudah sampai dimana.
Menurut Fajrin, pengembangan digitalisasi persuratan imi merupakan bagian dari konsep metaverse yang diharapkan Wali Kota Makassar, Mohammad Ramdhan Pomanto. (drw)